Начало работы

Регистрация на Koolve.Inventory для Android

Чтобы зарегистрироваться на Koolve.Inventory:

  1. Скачайте приложение в Google Play.
  2. Откройте приложение и коснитесь Регистрация.
  3. Введите свое имя (фамилию).
  4. Введите свой электронный адрес и номер телефона.
  5. Придумайте пароль. Введите и повторите пароль.
  6. Коснитесь Регистрация.

После регистрации вам будет необходимо подтвердить эл. адрес. Мы отправим вам эл. письмо с кодом для подтверждения вашего аккаунта.

Получив письмо и введя в приложении код подтверждения, вы сможете зайти на Koolve.Inventory под своим именем.

Процедура регистрации занимает не более 1-2 минут!

НА ВЕРХ

Магазин

Как создать магазин

Вы можете создать несколько магазинов, торговых точек.

  1. Чтобы создать магазин, коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь Добавить магазин. Примечание: при первом входе в приложение, вам будет предложено создать свой магазин.
  3. Введите данные о вашем магазине:
  • Название магазина— поле обязательное для заполнения;
  • Телефон — номер контактного телефона, поле обязательно для заполнения;
  • Адрес — введите адрес местонахождение магазина;
  • Страна — введите или выберите из списка страну;
  • Город – введите или выберите из списка город;
  • Тип магазина — отметьте флагом вид товара, который вы реализуете. Прокрутите экран вверх, чтобы отметить нужные виды товаров.

В дальнейшем, при приеме товара  можно будет указать атрибуты, соответствующие выбранному виду. Например, для обуви — это размер, цвет, сезон, материал верха и проч.

  1. После заполнения всех данных коснитесь значка Кнопка сохранить в верхнем правом углу. Все созданные магазины будут выведены в списке в боковом менюВ дальнейшем вы всегда сможете отредактировать магазин, торговую точку.

НА ВЕРХ

Как отредактировать данные о магазине

Чтобы отредактировать сведения о магазине:

  1. В боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню  коснитесь кнопка андроид  в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню — Редактировать магазин. 
  3. Измените требуемые данные о магазине:
    • Название магазина;
    • Телефон;
    • Адрес;
    • Страна;
    • Город;
    • Тип магазина.
  4. Для сохранения изменений коснитесь значка Кнопка сохранить в верхнем правом углу экрана.

НА ВЕРХ

Сотрудники

Как добавить сотрудника в магазин

Владелец магазина может зарегистрировать  в своем магазине сотрудника. Сотрудник может быть добавлен только в один магазин. В этом случае сотрудник будет иметь доступ к вашему магазину, торговой точке: сможет принимать товар, продавать, публиковать товар в интернет-магазине. Для сотрудника будут недоступны режимы создания и редактирования магазина, возможность добавления  и просмотра сотрудников.

Чтобы добавить сотрудника в магазин:

  1. Перейдите в магазин, в который вы приглашаете сотрудника. В боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню: Сотрудники.
  3. В режиме Сотрудники коснитесь значка Плюс в нижнем правом углу экрана.
  4. Введите E-mail сотрудника и коснитесь Пригласить. На электронный ящик сотруднику будет отправлено приглашение с кодом подтверждения.

НА ВЕРХ

Как удалить сотрудника из магазина

Чтобы удалить сотрудника из магазина:

  1. Перейдите в магазин, в котором зарегистрирован сотрудник. В боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню: Сотрудники.
  3. Выберите из списка сотрудника и коснитесь значка Кнопка Удалить.
  4. Подтвердите удаление- коснитесь Ok.

НА ВЕРХ

Как зарегистрироваться сотруднику

Сотрудник регистрируется в приложении по приглашению владельца магазина. Предварительно владелец должен отправить из приложения приглашение на эл. адрес сотрудника. В письме будет содержаться код подтверждения.

Далее, для регистрации в качестве сотрудника нужно выполнить несколько несложных действий:

  1. Скачайте приложение в Google Play.
  2. Откройте приложение и коснитесь Регистрация.
  3. На форме Регистрации коснитесь По приглашению. Примечание: форму регистрации не заполняйте!
  4. Введите Имя и Номер телефона.
  5. Введите Код подтверждения из письма, которое было выслано на ваш эл. адрес.
  6. Придумайте пароль. Введите и повторите пароль.
  7. Коснитесь Войти.

НА ВЕРХ

Товары

Как создать новый товар

Прежде чем продавать товары, необходимо внести свои товары в магазин и выполнить их приемку.

Для создания товара:

  1. Перейдите в магазин, в который вы будете добавлять товар: в боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Создать товар можно в Магазине или в режиме Приема товара.
  3. Чтобы создать товар в Магазине введите в строке поиска название товара, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер. Если совпадений не будет найдено, вам будет предложено создать новый товар: коснитесь Создать товар.
  4. Чтобы создать товар в режиме Приема товара: в поле поиска введите наименование, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер. Если совпадений не будет найдено, то добавьте новый товар в магазин: коснитесь Сохранить товар.  Кнопка станет видима после ввода данных в строке поиска.
  5. На форме Создание товара введите следующие данные:
  • Для загрузки фотографии товара коснитесь фото. Выберите фото из галереи или сделайте новое.Чтобы сделать новую фотографию товара:
    1. Коснитесь  фото, а затем Сделать фото.
    2. Коснитесь значка камеры в нижней части экрана.
    3. Коснитесь галочки (Сохраните).

    Чтобы загрузить новую фотографию товара:

    1. Коснитесь фото, а затем Открыть галерею.
    2. Выберите фото из галереи вашего телефона (коснитесь Галерея или Фото).
    3. Выберите фотографию.
    4. Заполните поля:
    • Наименование — введите уникальное наименование товара, в удобной и понятной вам форме. Поле обязательно для заполнения.
    • Штрих-код — введите код вручную либо считайте сканером штрих-код с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер.

    Примечание: в случае отсутствия штрих-кода система автоматически присвоит его. После сохранения товара, штрих-код можно распечатать и  разместить на товаре, используя для быстрого и удобного поиска.

    • Артикул — ввод осуществляется при наличии артикула на товаре в случае необходимости, поле необязательно для заполнения.
    • Цена продажи — укажите цену продажи. Поле обязательно для заполнения.
    • Введите тэги — введите ключевые поля для поиска. Для сохранения коснитесь значка +, расположенного справа от поля. По тэгам (ключевым словам) покупателем выполняется поиск вашего товара в интернет – витрине Shop.Koolve. Ключевые слова дают вам преимущества для продвижения товара. Поле обязательное для заполнения.
    • Описание — введите дополнительной информации о товаре (может содержать информацию о производителе, составе товара и т.д.). Хорошее описание поможет при продаже вашего товара в Shop.Koolve.
    • Атрибуты товара — отметьте флагом нужный тип товара — коснитесь товара. Прокрутите вниз, чтобы просмотреть весь список. В открывшемся списке отметьте флагом необходимые атрибуты товара – коснитесь необходимых атрибутов. Состав атрибутов выводится в зависимости от вида товара.

6. Сохраните данные: коснитесь значка Кнопка сохранить в верхнем правом углу экрана. Система автоматически предложит выполнить приемку созданного товара.

НА ВЕРХ

Как выполнить прием товара

Перед приемом товара вы должны найти или создать товар, ввести данные  о виде товара (например, для обуви — это размер, цвет т.д.). Для товаров, у которых отсутствует штрих код от производителя, есть возможность печати сгенерированных штрих кодов.

Чтобы выполнить прием товара:

  1. Перейдите в магазин, в который нужно принять товар. В боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню смахните экран слева направо.
  2. В магазине коснитесь Плюс в правом нижнем углу.
  3. В режиме Прием товара в строке поиска коснитесь  поиск и введите наименование, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер . Данные о найденном товаре будут отображены ниже. Выводится наименование товара, фото (при наличии).
  4. Введите Цену закупки у поставщика. Поле не обязательно для заполнения. Заполнение цены закупки позволит вести анализ по продажам и доходности.
  5. Сведения о приеме укажите через атрибуты товара. Состав полей зависит от атрибутов, которые были указаны при создании товара.
  6. В поле Количество укажите количество товара, поступившего на торговую точку. Поле обязательно для заполнения.
  7. Чтобы добавить разновидность товара, коснитесь Добавить рядом с названием товара.
  8. Продолжите поиск и прием товара (п. с 3 по 7).
  9. После того, как будет выполнен прием всего товара данных коснитесь Кнопка сохранить.
  10. Если прием товара был с документом, в подтверждении приема товара отметьте галочку в поле счет-фактура получена, введите номер и дату счет-фактуры.
  11. Коснитесь Ok.

НА ВЕРХ

Как выбрать и добавить товар в корзину для продажи

В Магазине отображаются принятые товары. В этом режиме можно выполнять поиск товара, добавлять товар в корзину, а также редактировать товар.

Для добавления товара в корзину необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Перейдите в магазин, в котором вы будете продавать товары: в боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран направо.
  2. Найдите товар — введите в строке поиска название товара, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер.
  3. Выберите разновидность товара.
  4. Добавьте товар в корзину: смахните влево, чтобы добавить товар в корзину и перейти в режим продаж. Смахните от середины экрана вправо, чтобы добавить товар в корзину, но остаться в магазине.
  5. Перейдите в режим Корзина и выполните продажу.

НА ВЕРХ

Как подтвердить оплату товара из корзины

Чтобы продать товар, добавленный в корзину, выполните следующие действия:

  1. Перейдите в магазин, в котором нужно продать товар: в боковом меню коснитесь названия магазина. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран направо.
  2. Коснитесь значок корзина в верхнем правом углу.
  3. В случае необходимости откорректируйте цену продажи, количество, введите % скидки. Система автоматически рассчитает итоговую сумму.
  4. Коснитесь Продать. 
  5. Напишите комментарий к продаже — укажите какую- либо дополнительную информацию, поле не обязательно для заполнения.
  6. Вы можете сразу подтвердить продажу или предварительно рассчитать сдачу — укажите в поле Получено от покупателя сумму, полученную от покупателя. Система автоматически рассчитает сдачу.
  7. Отметьте галочку в поле С чеком, если продажа была выполнена с чеком.
  8. Подтвердите продажу — коснитесь Готово.

НА ВЕРХ

Ревизия товара

Ревизия товара в магазине

Инвентаризация товара в магазине представляет собой процесс полной переписи товаров и сравнение фактического наличия товара по каждой позиции с количеством в системе. Процедура инвентаризации позволяет выявить несоответствие фактических и учетных остатков товара на определенный момент времени.

Инвентаризация проводится по каждому магазину отдельно. При инвентаризации с помощью устройства считывания штрих кодов либо при помощи ручного ввода формируется список фактического наличия товара в магазине. После завершения формирования списка, система автоматически сформирует список несоответствий между товарами в магазине и товарами в системе. Отчет сохраняется с возможностью просмотра истории с указанием даты и времени проведения инвентаризации.

Чтобы создать новую  инвентаризацию:

  1. Перейдите в магазин: в боковом меню коснитесь названия магазина.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню — Ревизия.
  3. Коснитесь + в правом нижнем углу и подтвердите начало новой инвентаризации- коснитесь Начать.
  4. Найдите товар – коснитесь значка поиск и введите в строке поиска название товара, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Удобнее выполнять поиск товара с помощью сканера штрихкодов. Для перехода в режим сканирования штрихкода коснитесь Сканер.
  5. В появившемся списке выберите товар.

Примечание: инвентаризация может проводиться только по товарам, найденным в системе. Если товар не будет найден, вы можете зафиксировать неучтенные остатки в Excel файле (например, в шаблоне для импорта) и затем импортировать в систему. Данная возможность реализована в веб-версии.

  1. Для выбранного товара в поле Кол-во по факту укажите фактическое количество товара в магазине.
  2. Продолжите поиск и ввод фактических остатков по всем товарам.
  3. После завершения всей инвентаризации коснитесь в правом верхнем углу Кнопка сохранить. Вам будет предложено заполнить текстовое описание инвентаризации- поле не обязательно для заполнения.
  4. Коснитесь Сохранить.

Примечания: вы можете приостановить инвентаризацию(не нажимая кнопку Закончить ревизию), перейти в другой режим или прервать работу в системе. Вернувшись в режим Ревизия, вы сможете продолжить инвентаризацию в любой момент времени: в строке с незавершенной инвентаризацией коснитесь Продолжить.

При завершении ревизии Система сформирует сличительную опись остатков.

НА ВЕРХ

Отчет по инвентаризации

При завершении ревизии Система сформирует сличительную опись остатков. Для просмотра отчета по инвентаризации:

  1. Перейдите в магазин: в боковом меню коснитесь названия магазина.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню — Ревизия.
  3. Выберите в списке завершенную ревизию и коснитесь записи. Возможен поиск ревизии по дате с..по… Чтобы указать период дат коснитесь значка в правом верхнем углу экрана.
  4. В отчете по инвентаризации выводятся товары, которые фактически были проверены. Каждой записи отчета соответствует один товар, выводится фактическое количество и количество в системе.
  5. Отчет о несоответствиях инвентаризации формируется по всем товарам, внесенных в систему, по которым имеются расхождения с фактическим количеством либо по товарам, по которым не проводилась инвентаризация. Для формирования отчета в режиме просмотра ревизии коснитесь Показать несоответствия. 

В зависимости от наличия расхождений определяется показатель:

  • профицит— излишки- количество фактического количество товара превышает количества товара в системе;
  • дефицит— недостача — количество фактического количество товара меньше количества товара в системе;
  • не участвует в ревизии— не участвует в ревизии: поиск и фактический ввод количество товара не выполнялось.

Каждому показателю соответствует своя цветовая схема.

НА ВЕРХ

Перемещение

Как переместить товар между магазинами

Для того, чтобы переместить товар между магазинами:

  1. В боковом меню коснитесь Перемещение. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид  в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь Плюс в правом нижнем углу экрана.
  3. Выберите из списка название магазина, откуда перемещается товар.
  4. Выберите из списка название магазина, куда перемещается товар.
  5. Коснитесь Продолжить.
  6. Найдите товар – коснитесь значка поиск и введите в строке поиска название товара, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Удобнее выполнять поиск товара с помощью сканера штрихкодов. Для перехода в режим сканирования штрихкода коснитесь Сканер.
  7. В появившемся списке выберите товар.
  8. Укажите количество перемещаемого товара.
  9. Если требуется переместить несколько товаров, сформируйте список: повторите поиск и ввод количества перемещаемого товара (п. с 6 по 8).
  10. Для удаления товара из перемещения коснитесь Кнопка Удалить.
  11. После того, как список перемещения будет сформирован, коснитесь Кнопка сохранитьПри этом количество перемещаемого товара списывается с остатков товара в магазине-источнике перемещения, статус перемещения приобретает «В процессе».
  12. Далее, в магазине- получателе  необходимо подтвердить или отказаться от перемещения. Для этого в режиме Перемещение товара найдите перемещение для вашего магазина в статусе «В процессе».
  13. Проверьте список товаров в перемещении и в случае согласия приема коснитесь кнопки Принять. При этом товар будет добавлен в приход вашего магазина, статус перемещения изменится на «Принято».
  14. Чтобы отказаться от перемещения, коснитесь кнопки Отклонить, в поле Комментарий можно ввести причину отказаПри этом перемещение будет отменено, количество товара восстановится в магазине-источнике перемещения.
  15. История всех перемещений сохраняется и доступна для просмотра.

НА ВЕРХ

Аналитика и отчеты

Аналитика

Для перехода в режим в боковом меню коснитесь Аналитика.

В режиме Аналитика вы сможете проанализировать:

  1. Динамику продаж в разрезе количества товара или сумм, выборочно по магазину и по сотрудникам, за определенный период времени. Чтобы задать критерии формирования коснитесь значка в верхнем правом углу экрана.
  2. Статистику остатков по складам по количеству товара, по цене продажи и цене закупа, марже;
  3. ТОП продаваемых товаров в разрезе  количества товара или сумм, выборочно по магазину и по сотрудникам, за выбранный период времени. Чтобы задать критерии формирования коснитесь значка в верхнем правом углу экрана.

НА ВЕРХ

Как просмотреть историю продаж

Вы всегда можете проанализировать историю продаж. Для этого:

  1. Перейдите в магазин: в боковом меню коснитесь названия магазина.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню — История продаж.
  3. Укажите критерии формирования отчета: коснитесь значка в правом верхнем углу экрана. Можно указать: период формирования отчета с…по; выбрать продажи по продавцу (по умолчанию «Все»); выбрать продажи с чеком, без чека (по умолчанию «Все»).
  4. Чтобы найти продажи по товару коснитесь поиск и в строке поиска введите название товара.
  5. Данные о продаже содержат: дату и время продажи, ФИО продавца, количество проданного товара, маржу, сумму продажи.
  6. Чтобы просмотреть информацию о проданных товарах, коснитесь записи с данными о продаже. В режиме Просмотр продажи выводится описание проданных товаров.

НА ВЕРХ

Как просмотреть историю приема товара

Вы всегда можете проанализировать историю приема товара  в магазин. Для этого:

  1. Перейдите в магазин: в боковом меню коснитесь названия магазина.
  2. Коснитесь Кнопка меню в верхнем правом углу экрана и в появившемся меню — История приема товара.
  3. Укажите критерии формирования отчета: коснитесь значка в правом верхнем углу экрана. Можно указать: период формирования отчета с…по; выбрать прием  с документом (со счетом- фактурой), без документа (счета-фактуры) или все.
  4. Отчет можно сформировать по определенному наименованию товара, артикулу или штрих-коду. Коснитесь поиск и в строке поиска введите название товара, артикул или штрих-код.
  5. Данные о приеме товаров содержат: дату и время приема товара, количество принятого товара, количество проданного или перемещенного товара, сумму по цене закупа, данные о счет-фактуре.
  6.  Чтобы просмотреть информацию о принятых товарах, коснитесь записи с данными о приеме.В режиме Просмотр приемки выводится описание принятых товаров.

НА ВЕРХ

Интернет витрина

Как разместить товар на интернет витрину Koolve.SHOP

Чтобы опубликовать товар на интернет витрину:

  1. Перейдите в свой интернет — магазин: в боковом меню коснитесь Мой интернет — магазин. Для перехода в боковое меню коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран направо.
  2. Найдите товар — введите в строке поиска название товара, либо артикул или штрих-код товара. Штрих код можно ввести вручную или считать сканером с товара. Для перехода в режим сканирования штрих-кода коснитесь Сканер .
  3. Включите(/выключите) переключатель, чтобы разрешить(/запретить) публикацию товара в интернет магазине.
  4. После прохождения модерации товар будет размещен на интернет витрине Koolve.SHOP.

НА ВЕРХ

Настройки и управление аккаунтом

Как подключить смартфон или планшет к сканеру штрихкодов по Bluetooth

Прежде чем подключить смартфон или планшет к сканеру штрихкодов по Bluetooth, необходимо установить между ними связь (она будет действовать до тех пор, пока вы не разорвете ее).

Совет. Чтобы сэкономить заряд батареи, отключайте модуль Bluetooth, когда не используете его.

Чтобы создать связь со сканером штрихкодов:
  1. Убедитесь, что сканер штрихкодов включен и доступен для обнаружения согласно персональным настройками (ознакомьтесь с документацией от производителя сканера).
  2. На телефоне или смартфоне откройте меню Настройки Settings.
  3. В разделе Беспроводные сети выберите Bluetooth.
  4. Установите переключатель Bluetooth в положение Вкл. Смартфон обнаружит все доступные Bluetooth-устройства в пределах досягаемости и покажет их в соответствующем списке. Если вашего сканера нет в списке, проверьте, включен ли сканер согласно персональных настроек (зависит от производителя), нажмите на значок меню More и выберите Обновить.
  5. Нажмите на название сканера, с которым нужно установить связь.
  6. Завершите процедуру связывания, следуя инструкциям. Если будет предложено указать код доступа, введите 0000 или 1234 (стандартные коды) либо значение, указанное в документации сканера. После сопряжения смартфон подключится к сканеру.

НА ВЕРХ

Редактирование личного профиля

Чтобы отредактировать основную информацию в профиле:

  1. Перейдите в боковое меню: коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь имени пользователя в верхней части экрана.
  3. В Личном кабинете вы можете изменить данные вашего профиля:
  • Имя;
  • Телефон;
  • Страну и город проживания;
  • изменить Валюту, используемую в расчетах- выбрать из списка: тенге или рубли.

4. После изменения необходимых данных коснитесь значка Кнопка сохранить в верхнем правом углу.

НА ВЕРХ

Как изменить пароль

Чтобы изменить пароль:

  1. Перейдите в боковое меню: коснитесь кнопка андроид в левом верхнем углу или смахните экран слева направо.
  2. Коснитесь имени пользователя в верхней части экрана.
  3. В Личном кабинете коснитесь Сменить пароль.
  4. На форме смены пароля введите:
  • Старый пароль. Примечание: если вы забыли пароль, то его можно восстановить на странице входа в приложение.
  • Новый пароль, повторите новый пароль.
  1. Коснитесь Сохранить.

НА ВЕРХ

Как восстановить пароль

Если вам не удается зайти в приложение и необходимо восстановить пароль:

  1. Откройте приложение.
  2. Коснитесь Забыли пароль?
  3. Укажите электронный адрес и нажмите кнопку Восстановить. 

На указанный адрес будет отправлено письмо с инструкциями по восстановлению, следуйте инструкциям в письме.

НА ВЕРХ